避坑必看！物料编码这样建，少走 90% 的流程弯路！

我们在现场做调研的时候，老能发现一个特普遍的情况：日常仓管、采购、对账这几个环节，光一个东西的叫法、规格就能绕晕人，特影响效率。

 就比如最常用的扎带，A仓台账上写的“尼龙束线带”，B仓直接简写成“塑料捆扎条”，C仓那边更直白，就记了“理线扎扣”，光对着名字找，转了仨仓才发现，其实全是同一款扎带，就因为叫法不一样。

再比如，采购那边图省事，一次性下了5单“餐饮专用托盘”，结果每个供应商送过来的都不一样：有的带侧边挡边，有的就是平板无挡边；有的尺寸大一圈，餐架放不下，有的又小一圈，盘子摆不稳，最后好多都没法用，白忙活一场还得重新对接。

更别说财务对账的时候了，报表上列着好几个“螺丝刀”，名称、单价、编码全不一样，去问仓管员，仓管员说，这几个其实都是同一型号螺丝刀，只是不同批次采购、不同人录入，叫法不同，对账就翻来覆去对不上，特费时间。

 这些乱象背后的根本原因，其实就一个：物料编码没搞清楚！

一、物料编码是个啥？

 

物料编码这东西，说白了就是给每个物料，定一个独一无二的“身份证号”。

举个最常见的例子，你去奶茶店点一杯珍珠奶茶，跟店员说“我要黑珍珠”“我要原味茶底”，人家不听你这些，而是看配料架上的物料码，扫码调取原料信息，认的是那个编码对应的物料，不是随口叫的名字。你想啊，系统只要看到这个编号，原料库存剩多少、成本多少钱、对应哪款产品，一瞬间就全出来了，不用后厨师傅挨个查库存、算成本，特别省事。

咱们公司里其实也一样。不管你给这个物料起多花里胡哨的名字，叫得再随意，只要编码是统一的，那系统、仓库、财务、采购还有生产那边，所有人看的都是同一个东西，绝对能对得上，不会出现各说各的、乱成一锅粥的情况。

CP0001 (二维码自动识别)

CP0002 (二维码自动识别)

 

二、物料编码有啥讲究？

 

这部分重点说几个核心的，都是实际用的时候踩过坑总结出来的，不是啥虚的。

1、唯一性

这个是最关键的，没有之一，个物料就只能有一个编码！

你可别犯那种错，今天进了一批蒙牛纯牛奶，建个 “牛奶 001”，明天忘了，又进同款牛奶，建个 “纯牛奶 002”，到最后发现，俩编码对应的居然是同一个东西。这种“一个东西多个码”的情况，真等出了问题，仓库不清楚到底用了多少，财务对不上账，谁都有理，谁也说不明白，纯属给自己添堵。（尤其是餐饮企业的生鲜食材，保质期短，编码重复很容易导致库存统计失误）

2、稳定性

编码一旦建好，就尽量别动它，真的，能不动就不动。你要是觉得“这个物料名称听起来不顺耳”“不好记”，那没问题，你去改物料名称就行，编码千万别碰。

说个形象点的，改编码就跟给人换身份证号一样，牵一发而动全身——财务的账要改，库存的记录要改，所有相关的订单、对账记录，全得跟着改，稍微有点疏忽，整个系统就乱套了，后续整理起来能累死人。

3、简洁性

特别提醒一句，别把编码当成物料简介来写！真的见过不少公司，恨不得把物料的所有信息都塞到编码里，什么品牌、尺寸、颜色、产地、保质期......一股脑全堆上去，结果一个编码特别长，系统也跑得慢，员工也记不住。

正确的做法其实很简单：

编码就只负责识别物料身份，其他乱七八糟的信息，全放到属性字段里就好。

4、易维护

好的编码，是谁都能看懂、能用，不靠记忆,绝对不是那种“只有老员工能看懂、能用上”的东西。

最靠谱的办法是：系统自动生成 + 统一规则 + 明确权限。谁能建档、谁能改、谁能审核，一清二楚。

5、可扩展

这个也很重要，毕竟公司是要发展的，不可能一直只做一种产品。

比如说，你今天只做电源，明天可能就要拓展业务，搞电机、电控、五金件这些东西，那编码体系要经得起“膨胀”，能撑得住新品类的加入。

千万别加个新品类，就重新建一套编码，那之前所有的编码全得重新改一遍。主编码需要保持稳定，扩展信息靠属性字段单独维护才是正解，这才是最省事、最稳妥的做法。

 

 

三、编码到底咋用在系统里？

 

说了这么多，可能有人会问，编码实际用到系统里，到底该怎么操作？别急，一步步跟大家说，都是实操层面的东西，好懂也好记。

1、编码怎么生成？

先跟大家说个避坑提醒：千万别手动填编码！真的，千万别。

手动填编码只会出现三种情况：重复的多、错的多、乱的多，后续整理起来，比重新建编码还累。

最好的办法是:系统自动生成，设置统一规则。

比如:

编码的结构设置：类别+关键属性+流水号

举个例子：LT-01-12-00098。

LT=企业名缩写（也可以是其他），01=物料类别，12=具体物料类别中的品类，00098是顺序号。【详解：企业的食品类别中的蔬菜，第98种蔬菜】你只要在系统里设置好规则，系统就能帮你搞定，还不会重复。

2、属性字段怎么配？

物料除了有编码，还得有“附加信息”，也就是咱们说的属性字段。比如说，材质、尺寸、品牌、颜色、型号、适用范围、单位、存放位置。记住，这些信息不要全堆进编码里，分开写，你把它们单独填在属性字段里，后续系统分析时候能按条件筛选，找物料的时候一搜就出来，改的时候也方便，不容易出错。

 

3、哪些模块会用到编码？

很多人以为，编码建好之后，就往系统里一放，没人管了，其实不是这样的。

编码建好之后，是贯穿整个全流程的通用语言，很多模块都得用到它。

比如：

BOM表：结构中用了哪些料，靠编码识别；

采购：下单的时候，靠编码下单，能防止买错东西；

库存：出入库、盘点、调拨，每一步都得靠编码；

生产：工单用料和成品，都要绑定编码，不然没法统计用料、没法核算成本；

财务：成本归集、存货核算，全得靠编码来对应；

供应链：你跟供应商沟通的时候，能说得清楚，不出现误解，就是因为有统一的编码。

4、怎么优化使用？

编码的使用，也不是一成不变的，稍微优化一下，能省不少事，跟大家说几个实用的优化方法：

扫码识别：一物一码，出入库的时候，拿扫码枪一扫就好，不用手动输编码，省心又省事；权限分明：建档、审核、修改，都得定好人，谁的活谁干，不能出现有人乱改编码的情况；

变更留痕：谁改的、什么时候改的、改了什么，都能记下来，后续查的时候能查得到；

定期清理：比如12个月都没用到的物料，就标记成“停用”，别占着系统资源；

替代关系：新旧物料有替代链，防止员工不小心用错旧料，影响生产。

 

四、结语

 

最后跟大家聊两句心里话，物料编码这东西，看起来好像很简单，不就是一串数字加字母的编号系统吗？

但其实，它背后串起来的，是公司最核心的几条线——采购、库存、生产、财务，还有供应链协作，每一条都离不开它。

真的别小看它，它可是整个公司“流程跑得顺不顺、数据准不准、系统好不好用”的起点。就跟盖房子一样，物料编码就是地基，地基打得扎实了，后面的工作才能省心省力，少走弯路；要是基础没打好，后面只会问题不断，越忙越乱。